4. Pilih penerimaan dokumen
Cara menggunakan mail merge berikutnya yaitu menentukan siapa saja penerima dari dokumen yang telah dibuat. Di tahap ini, kamu perlu menyesuaikan semua calon penerima sesuai daftar list dan tujuan pembuatan suratnya.
Baca Juga: Kumpulan Caption Spesial Menyambut HUT RI 17 Agustus 2022
Ketika draft naskahnya sudah selesai, klik pada menu Mailings, kemudian pilih fitur Select Recipients. Kini, kamu dapat menyeleksi penerima berdasarkan list data yang telah kamu buat sebelumnya melalui jenis file disesuaikan dengan produk Microsoft lainnya.
5. Atur posisi naskah dan data
Pada langkah ini, saatnya untuk mengatur posisi antara naskah beserta data yang sudah dibuat. Langkah praktisnya dapat dilakukan melalui fitur Use an Existing List sesuai daftar file dalam drive.
Fungsi fitur mail merge adalah sebagai langkah praktis ketika penggabungan data yang mengacu pada kolom dan baris tertentu. Setelah selesai melakukan pengaturan, format perintah akan bekerja secara otomatis menyesuaikan data di file tersebut.
Baca Juga: Lirik lagu 'Semalam Kutahan, Kutahan Semalam' judul asli 'Rindu Semalam' dinyanyikan oleh Titi Kamal
6. Cek format dokumen, pastikan sudah benar
Pada tahap ini, penggunaan mail merge yang benar adalah mengecek kembali dokumen sebelum melakukan finishing. Untuk memeriksa hasil dari keseluruhan naskah, silahkan pilih fitur Preview Results.
Menu tersebut akan menunjukkan seperti apa hasil pengolahan data pada dokumen sesuai pengaturan yang ditentukan. Kamu masih bisa melakukan penyesuaian agar terlihat rapi dan menghindari kesalahan data melalui tampilan worksheet tersebut.
7. Simpan file mail merge
Langkah terakhir dalam menggunakan mail merge adalah tahap penyimpanan file setelah memastikan isi naskah dan dokumennya benar. Terdapat tiga opsi berbeda yang muncul saat klik Finish & Merge untuk menyelesaikan tahap pembuatan surat massal.
• Edit Individual Document dapat digunakan untuk menyimpan file baru.